Η εταιρεία διαχείρισης πολυκατοικιών Clean Fighters Services αναλαμβάνει όλες τις απαιτητικές διαδικασίες διεξαγωγής κοινοχρήστων και ανάληψης ευθυνών που αφορούν την φροντίδα του κτιρίου. Η εταιρεία ενημερώνεται αρχικά για την πλήρη κατάσταση του ακινήτου, προκειμένου να φέρει εις πέρας κάθε εργασία στην πολυκατοικία.
Η εταιρεία στα πλαίσια των καθηκόντων του εξωτερικού διαχειριστή της πολυκατοικίας αναλαμβάνει τις παρακάτω αρμοδιότητες:
- Παραλαβή αποθεματικού με ιδιωτικό συμφωνητικό.
- Φύλαξη αποθεματικών σε εταιρικό τραπεζικό λογαριασμό.
- Είσπραξη μηνιαίων κοινοχρήστων μέσω τραπέζης ή με εισπράκτορα της εταιρείας.
- Έκδοση Κοινοχρήστων.
- Λήψη λογαριασμών ΔΕΚΟ έντυπα ή και ηλεκτρονικά σε εταιρικό e-mail, προκειμένου να δημιουργηθεί ασφαλές ηλεκτρονικό αρχείο των λογαριασμών της πολυκατοικίας.
- Εξόφληση λογαριασμών ΔΕΚΟ και δαπανών του κτιρίου προς τρίτους (π.χ. συνεργαζόμενα συνεργεία).
- Αρχειοθέτηση των αναλυτικών μηνιαίων λογαριασμών, μαζί με τα αντίστοιχα νόμιμα παραστατικά πληρωμών για όλες τις δαπάνες.
- Τακτικό έλεγχο του κτιρίου για τη σωστή λειτουργία και συντήρησή του.
- Έλεγχο της ποσότητας πετρελαίου κατά την παραλαβή, καθώς και καταγραφή των ωρομετρητών θέρμανσης και παραλαβή όλων των ανεξόφλητων λογαριασμών, πάντα παρουσία εκπροσώπου της πολυκατοικίας.
- Προγραμματισμό – Σύγκληση Γενικών συνελεύσεων, καθώς και διατήρηση πρακτικών.
- Ενημέρωση αποπληρωμής μηνιαίων κοινοχρήστων∙ είτε με προσωπικό μήνυμα, είτε με ειδοποιητήριο, στα οποία θα αναγράφονται η ημερομηνία και ώρα είσπραξης από το διαμέρισμα κάθε ενοίκου ή, η ημερομηνία ηλεκτρονικής αποπληρωμής, αντίστοιχα, στην περίπτωση που θα εξοφληθούν μέσω τραπέζης.
- Συνεχής ενημέρωση οφειλετών
Πιο συγκεκριμένα:
- Αφού συμφωνηθεί η ανάθεση της διαχείρισης στην εταιρεία -κατόπιν απόφασης της γενικής συνέλευσης των ιδιοκτητών και των ενοίκων της πολυκατοικίας- παραδίδονται στην εταιρεία το καταστατικό της πολυκατοικίας (αντίγραφο), τα στοιχεία των ενοίκων όπως ονόματα και τηλέφωνα επικοινωνίας, καθώς και οι τελευταίοι λογαριασμοί ΔΕΚΟ.
- Η εταιρεία παραλαμβάνει κλειδιά των κοινόχρηστων χώρων της πολυκατοικίας, προκειμένου να έχουν άμεση πρόσβαση στο κτίριο οι εργαζόμενοί της.
- Πραγματοποιείται έλεγχος της ποσότητας πετρελαίου που θα παραλάβουμε πάντα με την παρουσία εκπροσώπου της πολυκατοικίας.
- Ομοίως πραγματοποιείται καταγραφή των ωρομετρητών θέρμανσης, καθώς και παραλαβή όλων των ανεξόφλητων λογαριασμών, πάντα παρουσία εκπροσώπου της πολυκατοικίας. Επιπρόσθετα, παραδίδεται και αναλυτικός λογαριασμός προηγούμενης εταιρείας, έτσι ώστε η εταιρεία να έχει την κατάσταση των διαμερισμάτων με τα χιλιοστά.
- Εν συνεχεία, συντάσσεται ιδιωτικό συμφωνητικό που αναγράφει ρητά τους όρους συνεργασίας μεταξύ της εταιρείας και της πολυκατοικίας.
Το ιδιωτικό συμφωνητικό έχει ως βασικό στόχο την κατοχύρωση των χρημάτων και γενικά του αποθεματικού των ενοίκων της πολυκατοικίας.
- Επομένως, το ιδιωτικό συμφωνητικό συνεργασίας με την εταιρεία διαχείρισης γίνεται για την πλήρη καταγραφή και ανάλυση του αποθεματικού που παραλαμβάνει.
- Η παραλαβή του αποθεματικού μιας πολυκατοικίας πραγματοποιείται μόνο με ιδιωτικό συμφωνητικό και ανά πάσα στιγμή η πολυκατοικία μπορεί να έχει το σύνολο των χρημάτων της. Στην λήξη της συνεργασίας παραδίδεται ακέραιο όπως αυτό έχει διαμορφωθεί μέχρι εκείνη την στιγμή.
- Το αποθεματικό πολυκατοικίας που θα παραλάβει η εταιρεία θα πρέπει να είναι επαρκές για τις ανάγκες του κτιρίου που θα διαχειρίζεται. Επομένως, χρειάζεται το αποθεματικό να ανέρχεται σε δυο χειμερινούς μήνες, ποσό το οποίο κατατίθεται στον εταιρικό τραπεζικό λογαριασμό για τις δαπάνες της πολυκατοικίας.
- H σύμβαση συνεργασίας που υπογράφεται μεταξύ της εταιρείας και της εκάστοτε πολυκατοικίας είναι ενός έτους. Ωστόσο, δύναται να υπογραφεί και για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα εφόσον οι ένοικοι το επιθυμούν.
- Η σύμβαση έχει περισσότερο το χαρακτήρα της κατοχύρωσης, παρά της δέσμευσης, αφού μπορεί να διακοπεί εφόσον οι ένοικοι το επιθυμούν. Σε περίπτωση επιθυμίας λήξης της συνεργασίας κρίνεται απαραίτητη η ενημέρωση της εταιρείας δυο μήνες πριν την παράδοση της διαχείρισης, προκειμένου να διεκπεραιωθούν τυχόν εκκρεμότητες και να ολοκληρωθεί η διαδικασία παράδοσης της διαχείρισης σε ένοικο της πολυκατοικίας.
- Η εταιρεία δημιουργεί το αρχείο-φάκελο της πολυκατοικίας προκειμένου να εξασφαλίσει την ασφαλή αρχειοθέτηση των αναλυτικών λογαριασμών του κάθε μήνα, μαζί με τα αντίστοιχα παραστατικά πληρωμών.
Σε ενδεχόμενη λήξη συνεργασίας η εταιρεία υποχρεούται να παραδώσει τα παρακάτω:
- Τα αρχεία που έχει παραλάβει με την έναρξη της συνεργασίας με την εκάστοτε πολυκατοικία.
- Τα αρχεία που αφορούν όλες τις οικονομικές συναλλαγές της διαχειριστικής περιόδου της εταιρείας.
- Τις μηνιαίες εκδόσεις κοινοχρήστων με τα αντίστοιχα παραστατικά.